Pengertian Surat

A. PENGERTIAN SURAT
Pengertian Surat menurut beberapa ahli
a. W.J.S Poerwadaminta, dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
b. Drs. Engelbertus Martono menyatakan surat hanyalah secarik kertas yang bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.
c. Drs. H, Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi kedudukan dalam organisasi atau kantor.

Berdasarkan pendapat dari para ahli tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat adalah penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pernyataan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya.
Jika surat tersebut mendapat balasan maka terjadi hubungan surat menyurat yang dinamakan korespondensi. Sedangkan orang yang melakukan hubungan surat menyurat disebut koresponden.
Jika hanya sepihak saja yang mengirim surat secara terus menerus tanpa mendapat balasan atau tanggapan dari pihak lainnya maka hal itu tidak dapat dinamakan kegiatan surat-menyurat (korespondensi).
Kegiatan surat-menyurat sangat dibutuhkan karena setiap organisasi, instansi, maupun perorangan membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Setiap kegiatan atau pekerjaan selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya, karena itu surat-menyurat diperlukan dan perlu persiapan diantaranya meliputi:
a. Pendiktean;
b. Pengetikan;
c. Kertas-kertas dan alat tulis;
d. Pengiriman;
e. Pengarsipan;
f. Pemakaian tenaga manusia seperti juru tik, konseptor, dan ahli membuat surat.

B. JENIS-JENIS SURAT


1) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Dalam penulisan surat pribadi tetap perlu diperhatikan segi tata bahasa dan etika sopan santun sehingga surat tersebut tetap dapat dilihat sebagai sarana komunikasi yang indah dan baik bila kita membacanya.
Perbedaan surat pribadi dan surat dinas adalah sebagai berikut:
a) Surat pribadi menggunakan kata ganti orang pertama “saya” karena penulisan tidak mewakili organisasi.
b) Surat pribadi tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau symbol-simbol organisasi.
c) Surat pribadi berisi masalah pribadi sehingga bisa dibuat secara panjang lebar.
d) Bentuk surat pribadi tidak mempunyai aturan khusus, jadi bentuknya bebas.
2) Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi, yaitu surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada suatu instansi atau perusahaan. Contoh umum yang akan dibahas disini adalah surat lamaran kerja dan surat permohonan tidak masuk kerja.
a) Surat Lamaran Pekerjaan
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang dan ditujukan untuk suatu perusahaan yang berisi tentang permohonan untuk memperolah pekerjaan sesuai dengan jabatan yang ditawarkan serta kemampuan yang dimiliki oleh pelamar.
Isi pokok dalam surat lamaran pekerjaan adalah :
(1) Sumber informasi lowongan pekerjaan serta posisi dan jabatan yang diinginkan,
(2) Data pribadi dan
(3) Lampiran-lampiran/bukti-bukti pendukung.
Sedangkan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan adalah sebagai berikut,
(1) Surat lamaran sebaiknya ditulis dengan tangan di kertas double folio. Namun demikian, dalam hal-hal tertentu surat lamaran bisa pula diketik.
(2) Surat lamaran ditulis dalam satu halaman.
(3) Bagian-bagian surat yang ditulis adalah tanggal surat, alamat dalam, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan penulis surat.
(4) Untuk sebutan nama diri sebaiknya pelamar menggunakan kata ganti “saya”.
(5) Surat hendaknya ditulis atau diketik dengan rapi dan benar sehingga memberikan kesan teratur dan tidak sembarangan.
(6) Isi surat hendaknya menonjolkan hal-hal positif, membangkitkan minat, atau menarik perhatian.
(7) Nada surat lamaran hendaknya agak lugas tetapi simpatik. Selain itu, penulis hendaknya menghindari kesan meminya belas kasihan atau juga menghindari kesan sombong.
(8) Pada alinea pembuka isi surat, hendaknya penulis menuliskan dari mana informasi lowongan pekerjaan diperoleh dan jabatan atau posisi yang diinginkan.
(9) Pada alinea isi, dituliskan data pribadi, termasuk data-data yang meliputi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status kewargenegaraan, keterangan sudah/belum menikah, alamat tempat tinggal, dan nomor telepon.
(10) Alinea penutup memuat harapan yang diinginkan penulis berkaitan dengan lamaran pekerjaan.
(11) Dalam penulisan surat lamaran hendaknya jangan lupa membuat daftar riwayat hidup (curriculum Vitae), Daftar riwayat hidup ini ditulis pada halaman tersendiri atau menjadi lampiran surat lamaran pekerjaan.
(12) Agar terkesan rapi dan kertas tidak berlipat, sebaiknya amplop atau sampul yang digunakan adalah amplop besar (sesuai dengan besar kertas surat).