Filling Sistem Nomor Dewey (Decimal Dewey Classification)

Sistem ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang ada di dalam suatu organisasi kedalam 10 masalah utama. Setiap masalah utama dibagi menjadi 10 submasalah Karena pembagian permasalahan semacam inilah maka klasifikasi ini disebut desimal (persepuluhan). Maka sistem ini dinamakan filling sistem nomor Dewe (Decimal Dewey Classification System/DDC)
Kelebihan sistem nomor Dewey ini cocok diterapkan pada organisasi yang besar dan fleksibel. Sedangkan kekurangannya adalah tidak ekonomis dan harus didukung dengan SDM yang berpengetahuan tinggi.

• Sementara untuk Klasifiasi Sistem Nomor Dewey adalah sebagai berikut;

Dalam klasifikasi sistem ini semua permasalahan yang ada akan diuraikan menjadi
- 10 masalah utama dengan kode 000 - 900,
- 10 masalah dari setiap masalah utama dengan kode 00 - 90, dan
- 10 submasalah dari setiap masalah dengan kode 0 - 9.

Berikut adalah contoh cuplikasi klasifikasi.

000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN                            (disimpan pada laci)
      500 Permintaan Penawaran                (disimpan pada guide)
      510 Penawaran/Promosi
      520 Pesanan
            520 Pesanan beras                       (disimpan pada folder)
            521 Pesanan jagung
            522 Pesanan gula
            523 Pesanan terigu
            524 Pesanan minyak
            525 Pesanan kedele
            526 Pesanan kacang tanah
            527 Pesanan kacang hijau
            528 Pesanan telur
            529 Pesanan rupa-rupa
            530 Konfirmasi Pesanan
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
800 CABANG
900 HUBUNGAN MASYARAKAT


Peralatan dan Perlengkapan Sistem Nomor Dewey diantaranya:
1. Filling Cabinet
Setiap masalah utama dibubuhkan satu buah laci filling cabinet. Sehingga didalam sistem ini diperlukan 10 buah laci. Judul dari setiap laci adalah 000, 100, 200, 300, dan seterusnya hingga 900.

2. Guide
Karena setiap masalah utama dibagi dalam 10 masalah maka dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Setiap guide diberi nomor kode pada tab-nya dengan angka 000, 010, 020, dan seterusnya hingga nomor 990. Pada laci nomor 600 (laci ketujuh) akan diletakkan guide yang berkepala 6. Demikian sampai laci kesepuluh (900) akan diletakkan guide berkepala 9.

3. Folder
Untuk setiap masalah dibutuhkan 10 buah folder sehingga untuk sistem ini dibutuhkan 100 buah folder. Folder tersebut diberi nomor 000, 001, 002 dan seterusnya sampai 999. Folder akan diletakkan dibelakang guide . Folder bernomor 520, 521, 522, dan seterusnya hingga nomor 529 akan diletakkan di belakang guide nomo 520. Dalam setiap folder maksimal disimpan 25 lembar surat.

4. Kartu Indeks
Kartu indeks digunakan untuk menemukan arsip yang diminta apabila peminjam tidak dapat menyebutkan nomor arsip atau permasalahan surat.

5. Rak Sortir
Rak sortir dilengkapi dengan kotak-kotak untuk menyortir arsip-arsip yang akan disimpan.